BAB IV
PENGURUSAN ARSIP


1.      UMUM
            Pengertian
            Arsip adalah rekaman informasi (dari) kegiatan organisasi atau individu, baik dalam media kertas, film, kaset, video, elektronik, dan lain-lain. Arsip dapat berupa tulisan huruf atau angka, gambar, tabel atau grafik, dan lain-lain yang berisi informasi tentang kegiatan organisasi atau individu.
            Pengurusan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam penyelenggaraan administrasi umum. Prinsip penggunaan arsip ini adalah : setiap saat yang berkepentingan dapat mencari catatan yang diperlukan dengan mudah dan cepat.
            Pengurusan arsip meliputi pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan, penyajian kembali, penilaian, dan pemusnahan naskah-naskah yang tidak diperlukan lagi yang ada dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).

            Maksud dan Tujuan
            Maksud penyusunan pedoman pengurusan arsip ini adalah untuk menyeragamkan kegiatan pengurusan arsip dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).
            Tujuan pedoman pengurusan arsip adalah untuk menertibkan pengolahan arsip dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL), sehingga arsip dapat disajikan dengan cepat, tepat, lengkap, dan aman dalam situasi apa pun, kapan pun, dan dimana pun.

            Wewenang
Yang berwenang mengurus arsip adalah sekretaris.

2.      PELAKSANAAN PENGURUSAN ARSIP
Dalam pelaksanaan pengurusan arsip, tulisan organisasi dalam lingkungan. Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) diserahkan kepada bagian kearsipan dan dilaksanakan melalui proses sebagai berikut :

            Pencatatan
            Semua tulisan organisasi yang diterima sebagai arsip, selanjutnya dicatat dalam buku Agenda Arsip yang memuat jalur sebagai berikut :
a.       Nomor agenda
b.      Tanggal masuk surat
c.       Nomor dan tanggal surat
d.      Lampiran
e.       Diterima dari
f.       Isinya
g.      Keterangan.


            Penyimpanan
Cara penyimpanan arsip dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) adalah sebagai berikut :
            Tulisan-tulisan yang bersifat mengatur naskah serta tulisan yang bersifat khusus yaitu : keputusan, surat keputusan, surat kuasa, surat mandat, surat tugas, laporan, risalah rapat, dan sebagainya, disimpan berdasarkan jenis tulisan organisasi dan tahun dikeluarkannya tulisan-tulisan tersebut.
            Penyimpanan untuk tulisan organisasi yang bersifat naskah/surat yang diterima dari organisasi intern Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) atau umum diatur berdasarkan bidang kegiatan dan tahun diterima atau dikeluarkannya naskah/surat tersebut, serta disusun secara kronologis.
            Semua jenis tulisan organisasi, penyimpanannya dimasukkan dalam map jepitan yang besar yang terbuat dari karton tebal atau map biasa.
            Untuk arsip-arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan maupun penyelenggaraan tugas dalam lingkungan organisasi diusahakan agar penyimpanannya mudah dijangkau.

            Pemeliharaan dan perawatan Arsip
            Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip adalah agar arsip tidak lekas rusak dan hilang, baik karena sebab alamiah maupun sebab lainnya, karena arsip merupakan sumber informasi dan atau masa lampau yang dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini sangat penting artinya untuk menyusun perencanaan maupun pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang akan datang.
            Dalam rangka menjaga keamanan fisik arsip, maka perlu dilaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip, yaitu :
a.       Menyimpan arsip dilaksanakan secara vertikal.
b.      Penyimpanan arsip dilaksanakan dengan tertib dan selalu dilakukan pemeriksaan untuk menjamin bahwa arsip sudah disimpan dengan cara yang benar.
c.       Menjaga kebersihan di sekitar dan di dalam tempat penyimpanan arsip.
d.      Menjaga sirkulasi udara pada tempat penyimpanan arsip sebaik mungkin.
e.       Memberikan bahan-bahan pengaturan kelembaban udara dan bahan-bahan yang mampu mengusir serangga dan binatang perusak lainnya.
f.       Melaksanakan perbaikan arsip dengan pertimbangan efisiensi.
g.      Bila ada kemampuan, arsip dapat disimpan dalam mikrofilm dan komputer.

            Penyajian Kembali
            Pencarian arsip
Untuk menemukan kembali suatu arsip yang berupa tulisan organisasi dipergunakan Buku Agenda.
            Peminjaman
Peminjaman arsip perlu diselenggarakan secara seksama untuk menjaga agar tulisan organisasi yang dipinjam tidak hilang atau kalau masih dalam peminjaman dan kebetulan diperlukan oleh pengurus dapat segera diketahui dimana arsip yang bersangkutan berada. Maka diselenggarakanlah cara peminjaman arsip sebagai berikut :
a.       Tulisan yang dapat dipinjam dan dibawa keluar adalah tulisan yang bersifat naskah/surat yang berhubungan dengan bidang kegiatan si peminjam dan diklasifikasikan biasa.
b.      Tiap pinjaman yang dibawa keluar harus disertai dengan bon pinjaman rangkap dua, satu lembar diselipkan pada catatan dimana tulisan organisasi itu tercatat dan yang lainnya disertakan pada tulisan organisasi yang dipinjam.
c.       Pada tipe bon pinjaman harus dibuat catatan tulisan organisasi yang dipinjam serta siapa yang meminjam.
d.      Bagi tulisan organisasi yang dipinjam agar dicatat dalam kolom keterangan Buku Agenda dengan pensil.
e.       Bilamana tulisan organisasi yang dipinjam sudah dikembalikan, maka bon pinjaman dicabut, sedangkan tanda catatan dengan pensil dihapus.
f.       Lama peminjaman tergantung keperluan.
g.      Bagi tulisan organisasi yang bersifat mengatur, misalnya keputusan yang asli hanya dengan dilihat atau disalin di tempat arsip.

            Penilaian
            Penilaian arsip adalah segala usaha kegiatan untuk menentukan fungsi dan nilai arsip dalam rangka penyelenggaraan tugas untuk melindungi hak milik organisasi baik finansial maupun juridis.
            Tulisan penilaian adalah untuk mendapatkan suatu cara pengawasan yang efektif dan efisien terhadap semua arsip.
            Penilaian arsip harus dilaksanakan secara teratur sesuai dengan waktu atau tahap yang telah ditentukan oleh pimpinan organisasi. Bila tidak, akan berakibat tetap tersimpannya arsip yang seharusnya sudah dapat dimusnahkan atau disalurkan bersama dengan arsip-arsip lain yang ditangguhkan. Disamping itu juga akan mengganggu penemuan suatu arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.
            Sekretaris dalam lingkungan organisasi Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL), dengan dibantu oleh suatu tim, atau petunjuk Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL), diberi wewenang untuk menilai arsip.
            Dasar-dasar penilaian
a.       Nilai suatu arsip didasarkan atas pandangan segi penting atau tidaknya arsip itu untuk kebijaksanaan selanjutnya atau didasarkan atas pandangan segi sejarah suatu organisasi. Penentuan nilai arsip didasarkan pada tingkat kegunaan jangka waktu penyimpanan tulisan organisasi dan bahan administrasi lainnya dengan memperhatikan pula :
-          Arti dan nilai arsip sebagai bahan bukti, bahan sejarah, alat pengikat, dan sumber informasi.
-          Arti nilai permasalahan.
-          Daya gunanya bagi kepentingan organisasi yang bersangkutan.
-          Penilaian harus memperhatikan sumber arsip dalam isi seluruhnya hingga akan mencerminkan pekerjaan sehari-hari unit organisasi yang menciptakannya. Dengan demikian arsip yang disimpan akan merupakan kesatuan yang logis serta saling berkaitan.
-          Pengaruh tingkat klasifikasi.
-          Ketentuan menurut perundang-undangan terutama terhadap tulisan organisasi dan bahan bukti mengenai persoalan keuangan dan perbendaharaan.
-          Ketelitian, kecermatan, ketekunan, terencana, dan pandangan yang objektif dalam meneliti arsip merupakan syarat yang tidak dapat diabaikan.
b.      Atas dasar ketentuan tersebut di atas, nilai arsip ditentukan sebagai berikut :
-          Dua tahun :
Surat pengantar.
Surat lamaran yang ditolak.
Surat tugas, surat perintah yang sudah dilaksanakan dan tidak ada hubungan dengan peristiwa bersejarah.
-          Undangan yang tidak ada hubungannya dengan peristiwa bersejarah.
Pengumuman yang bersifat sementara dan berakhir setelah waktu yang ditentukan dipenuhi serta tidak ada hubungannya dengan peristiwa bersejarah.
Laporan atau statistik yang telah selesai dikerjakan menurut tujuannya dan bukan merupakan laporan atau statistik kegiatan tahunan organisasi.
Surat usul yang telah selesai.
Naskah yang tidak mengandung kebijaksanaan organisasi dan bukan bahan hasil riset atau telaahan/kajian.
Pengumuman yang berlaku singkat dan tidak bernilai sejarah.
Tujuan organisasi, naskah yang telah selesai persoalannya dan tidak ada hubungannya dengan penyelidikan ilmiah, peristiwa bersejarah, pertumbuhan dan perkembangan organisasi, dan biografi personalia.
-          Lima tahun :
Arsip-arsip yang dinilai masih perlu disimpan karena diduga sewaktu-waktu masih diperlukan.
-          Sepuluh tahun :
Arsip yang bernilai lima tahun yang dinilai masih perlu disimpan karena diduga sewaktu-waktu masih dipergunakan.
-          Lebih dari sepuluh tahun dan bernilai abadi :
Arsip keorganisasian antara lain tentang pertumbuhan suatu organisasi.
Arsip yang bernilai doktrin organisasi, pendidikan, pelatihan, personalia, dan materiel.
Arsip yang berisi prosedur atau tata kerja sesuatu organisasi.
Arsip yang berisi usaha-usaha organisasi dalam lapangan sosial ekonomi dan lain-lain.
Arsip yang berisi penelaahan/pengkajian pelaksanaan tugas organisasi.
Arsip yang berisi perencanaan dan pelaksanan organisasi.
Arsip yang berisi hal atau sebab-sebab dijalankannya suatu kebijaksanaan.
Arsip yang berisi petunjuk-petunjuk yang merupakan kebijaksanaan, baik langsung maupun tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Arsip yang berisi transaksi atau kontrak yang diadakan oleh suatu organisasi yang mempunyai akibat juridis, umum dan berlaku terus menerus.
Arsip yang berisi ketetapan kependudukan hukum personel, proses pengusutan, pemeriksaan, dan pengendalian atas perkara atau peristiwa.
Arsip yang berupa doktrin, riwayat hidup pimpinan organisasi, tokoh-tokoh organisasi dan personalia lainnya yang ada hubungannya dengan suatu peristiwa sejarah.
Arsip yang berisi peristiwa sejarah.
Arsip yang berisi laporan, surat-surat yang merupakan telaahan staf yang ada hubungannya dengan usaha penyempurnaan dari peningkatan daya guna suatu hal.
Notula sidang, rapat, laporan, seminar, diskusi, munas, dan sidang rapat khusus dalam hubungannya dengan peristiwa bersejarah.
Arsip yang berupa barang-barang atribut meliputi tanda jasa, pakaian seragam, lambang, dan tanda-tanda lainnya.
Arsip yang berhubungan dengan pencatatan surat keluar dan surat masuk, seperti Buku Agenda.

            Penggolongan Arsip
Penilaian arsip mengakibatkan adanya :
            Penggolongan fungsi arsip menjadi :
a.       Arsip dinamis, ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, serta penyelenggaraan tugas dalam lingkungan organisasi.
b.      Arsip semistatis, ialah arsip yang jarang atau tidak langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan tugas sehari-hari, tetapi masih disimpan untuk kepentingan juridis, sejarah, dan ilmiah.
c.       Arsip statis, ialah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi, tetapi masih digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban juridis, sejarah, dan ilmiah.
            Penanganan arsip dilakukan sebagai berikut :
a.       Arsip yang dapat dimusnahkan.
b.      Arsip yang dapat dipindahkan ke tingkat organisasi yang lebih tinggi atau ke tempat penyimpanan arsip sekolah.
c.       Arsip dapat tetap disimpan oleh organisasi yang bersangkutan jika dianggap perlu.
Untuk setiap pelaksanaan pemindahan atau pemusnahan arsip harus dibuatkan daftar arsip.



            Pemusnahan
Pemusnahan arsip hanya dapat dilakukan terhadap arsip-arsip yang sudah benar-benar tidak dibutuhkan lagi, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan masyarakat.
            Beberapa kriteria arsip yang dapat dimusnahkan :
a.       Telah habis masa retensi (daya simpan, daya tahan) arsip.
b.      Merupakan hasil penelitian yang tepat tim pemusnahan.
c.       Mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang.
d.      Disahkan oleh pimpinan organisasi.
            Prosedur pemusnahan arsip :
a.       Pendaftaran arsip yang telah habis masa simpannya.
b.      Pembentukan Panitia Pemusnahan.
c.       Penelitian oleh Panitia Pemusnahan.
d.      Proses permintaan persetujuan pemusnahan kepada instansi terkait.
e.       Pengesahan oleh pimpinan organisasi.
f.       Pelaksanaan pemusnahan dengan ketentuan :
-          Dilaksanakan oleh Panitia Pemusnahan.
-          Disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum organisasi tersebut.
-          Dibuat daftar arsip yang dimusnahkan dan berita acara pemusnahannya.
-          Pemusnahan bisa dilakukan dengan cara dicacah, dibakar atau dilebur dengan zat kimia dengan syarat, arsip yang telah dimusnahkan tidak dapat dikenali lagi baik fisik maupun informasinya.