Contoh Administrasi Umum Karya Nasional Pencinta Alam (KARNAPAL) Part 3 - Flash-Share™
Headlines News :

Home » » Contoh Administrasi Umum Karya Nasional Pencinta Alam (KARNAPAL) Part 3

Contoh Administrasi Umum Karya Nasional Pencinta Alam (KARNAPAL) Part 3

Written By Akira Yuki on Senin, 16 September 2013 | 02.33

BAB III
TULISAN-TULISAN ORGANISASI


1.      PENGERTIAN
Tulisan-tulisan organisasi adalah semua tulisan yang bersifat resmi yang dibuat oleh pengurus yang berwenang di lingkungan organisasi Karya Nasional pecinta Alam (KARNAPAL) dalam rangka melaksanakan tugas kegiatan dalam bidang masing-masing.

2.      CARA PENYUSUNAN DAN PENULISAN TULISAN ORGANISASI
            Petunjuk Umum
Setiap tulisan organisasi harus merupakan suatu kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis.
Setiap tulisan organisasi agar ditulis dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a.       Ketelitian
Ketelitian dalam bentuk, susunan, isi, dan bahasa yang digunakan maupun cara pengetikan merupakan segi yang penting untuk setiap tulisan organisasi.
b.      Terang dan jelas
Yang dimaksud dengan terang adalah tulisan dapat dibaca dengan baik, sedangkan jelas yaitu isi tulisan tidak menimbulkan keragu-raguan atau tafsiran lain pada pihak pembaca.
c.       Singkat dan padat
Menggunakan bahasa yang sederhana dan kalimat yang singkat, tetapi mencakup yang dikemukakan tanpa meninggalkan sopan santun.
d.      Sistematis
Diuraikan menurut alur pikir yang tepat, sehingga isinya dapat memudahkan pihak yang menerima.
            Cara Pengetikan
Untuk keserasian, maka cara pengetikan harus disesuaikan dengan bentuk, klasifikasi, dan sifat tulisan.
Misal : Surat Keputusan, Nota, Surat Tugas, dsb.



3.      PENGGOLONGAN TULISAN-TULISAN ORGANISASI
Berdasarkan bentuk dan sifat isinya, maka naskah tulisan yang dipergunakan dalam lingkungan organisasi Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) dapat digolongkan sebagai berikut :
            Yang Bersifat Mengatur
            Surat Keputusan (KPTS)
a.       Pengertian
Keputusan merupakan suatu kebijaksanaan umum yang bersifat pokok dan mendasar dan merupakan dasar bagi tulisan-tulisan organisasi.
Surat keputusan adalah suatu bentuk tulisan organisasi yang memuat tata laksana suatu kebijaksanaan umum yang digunakan untuk :
-          Mengangkat, memberhentikan pengurus
-          Mengesahkan, berlaku tidaknya suatu tulisan organisasi
-          Penyerahan wewenang
-          Dan lain-lain.
Keputusan digunakan juga untuk menetapkan dan mengesahkan doktrin organisasi dan prosedur, pokok-pokok pembinaan, program kerja, dan pendelegasian wewenang yang bersifat tetap.
b.      Wewenang pembuatan dan penandatanganan
Yang berwenang mengeluarkan dan menandatangani keputusan adalah Ketua Presidium Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) yang diketahui oleh Pembina.
Untuk masing-masing kepengurusan, yang berwenang membuat dan menandatangani surat keputusan adalah :
Dewan Pengurus Karya Nasional pecinta Alam (KARNAPAL) oleh ketua Umum diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Bentuk suatu keputusan terdiri dari 6 bagian :
-          Kelompok Kepala
Kop surat KARNAPAL dengan lambang KARNAPAL.
Kata Surat Keputusan seluruhnya ditulis dalam huruf  besar.
Nomor yang dibuat langsung setelah kata Surat Keputusan.
Kata tentang seluruhnya ditulis dalam huruf  besar.
Rumusan materi keputusan ditulis secara sistematis di bawah tentang seluruhnya dalam huruf besar.
-          Pemberian nomor
Pemberian nomor dilakukan dengan sistem nomor urut yang dimulai pada tanggal 1 Januari dan berakhir 31 Desember setiap tahun.
Pemberian nomor tersebut secara lengkap memuat hal-hal:
Kode nomor urut.
Kode KPTS yang berartikan keputusan.
Kode Pengurus yang mengeluarkan keputusan.
Kode bulan dengan angka Romawi.
Angka Tahun ditulis lengkap.
Contoh : Keputusan yang dikeluarkan oleh Presidium KARNAPAL pada bulan September tahun 2009 Nomor 2, penulisannya :
NOMOR : 02/KPTS/MBA-KARNAPAL/IX/2009.
-          Nama jabatan pembuat keputusan seluruhnya ditulis dalam huruf besar.
-          Kelompok konsiderans terdiri atas :
Menimbang : memuat alasan, tujuan, kepentingan, dan pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan keputusan.
Contoh :
Menimbang   :  Bahwa untuk menjaga kelancaran dan ketertiban jalannya persidangan maka dipandang perlu untuk mengesahkan acara dan tata tertib persidangan
Mengingat : memuat peraturan dasar atau landasan hukum yang ada hubungannya dengan wewenang dan materi pembuatan keputusan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggung jawabkan dan mempunyai landasan kuat : Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta keputusan-keputusan KARNAPAL terdahulu.
Contoh :
Mengingat   :  1. Pasal 15, 16, 17, dan 18 Anggaran Dasar KARNAPAL
2. Pasal 34, 35, 36, 37, 39, dan 45 Anggaran Rumah Tangga KARNAPAL
Memperhatikan : yang memuat arahan atau surat dari pengurus organisasi yang lebih tinggi, yang berkaitan dengan keputusan yang akan dibuat.
Contoh :
Memperhatikan  :  Hasil pembahasan Musyawarah Besar Anggota KARNAPAL tentang agenda acara dan tata tertib
-          Kelompok Diktum
Dimulai dengan kata MEMUTUSKAN yang seluruhnya ditulis di tengah dalam huruf besar dan diikuti dengan kata Menetapkan  di tepi kiri.
Kebijaksanaan umum yang tersebut dicantumkan setelah Menetapkan secara berurutan dalam susunan pasal-pasal.
Jika terlalu panjang, materi keputusan dapat dijadikan lampiran dan halaman terakhir lampiran harus di tanda tangani oleh pembuat keputusan.
Dalam hal ini keputusan berfungsi untuk mengesahkan kebijaksanaan yang dituangkan di dalam lampiran keputusan.
Di dalam diktum dicantumkan pula ketentuan-ketentuan pengaturan lainnya, misalnya penentuan saat berlakunya, pembatalan ketentuan lain, ataupun pengaturan lebih lanjut.
-          Kelompok penutup
Terdiri atas tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan serta tajur tanda tangan.
Contoh keputusan : Lihat lampiran 1.
d.      Hal-hal yang perlu diperhatikan
-          Naskah asli dan copian surat keputusan harus tetap disimpan sebagai arsip.
-          Yang dibacakan pada acara serah terima adalah petikan surat keputusan.
-          Apabila menetapkan status beberapa anggota yang mempengaruhi bentuk surat keputusan, dapat mempergunakan lampiran.
            Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK)
a.       Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah petunjuk tertulis yang mengatur cara pelaksanaan keputusan/surat keputusan/ketentuan lain yang lebih tinggi dan memuat teknis pelaksanaan secara rinci.
Petunjuk pelaksanaan harus berdasarkan pada keputusan/surat keputusan/ketentuan lain yang lebih tinggi.
b.      Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Yang berwenang mengeluarkan petunjuk pelaksanaan adalah :
Dewan Pengurus Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) Ketua Umum diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Bentuk JUKLAK adalah sebagai berikut :
-          Kelompok kepala
Kop surat Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) dengan lambang Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).
Tulisan Petunjuk Pelaksanaan di bawah gambar lambang organisasi seluruhnya ditulis dengan huruf besar dan nomor JUKLAK dibawahnya.
Kata tentang ditulis dibawah Petunjuk Pelaksanaan, seluruhnya dalam huruf  besar.
Rumusan materi kepala JUKLAK secara sistematis ditulis dibawah tentang seluruhnya dalam huruf  besar.
-          Kelompok isi terdiri atas :
o   Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan JUKLAK, ruang lingkup serta pengertian tentang pengeluaran petunjuk pelaksanaan.
o   Dasar memuat kebijaksanaan, peraturan, dan ketentuan yang dijadikan landasan JUKLAK.
o   Pelaksanaan memuat materi JUKLAK yang menunjukkan urutan-urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, atau hal-hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
o   Penutup terdiri atas uraian hal-hal tambahan yang harus diketahui dan diperhatikan, tempat dan tanggal dikeluarkannya JUKLAK serta tajur tanda tangan.
d.      Pemberian Nomor
Pemberian nomor petunjuk pelaksanaan sama dengan pemberian nomor surat keputusan hanya kode KPTS diganti JUKLAK.
Contoh juklak : lihat lampiran 2.
            Surat Kuasa (SK)
a.       Pengertian
Surat kuasa merupakan pelimpahan wewenang tertentu dalam bentuk tertulis dari Pimpinan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) kepada para anggota pengurus dalam lingkungannya, misalnya untuk melaksanakan dan mengurus sesuatu yang berhubungan dengan suatu kegiatan dan lain-lain yang memerlukan surat kuasa.
b.      Wewenang pembuatan
Yang berwenang mengeluarkan surat kuasa adalah Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Bentuk surat kuasa terdiri atas :
-          Kelompok Kepala
Nama dan alamat organisasi.
Kata Surat kuasa tanpa diikuti nama pembuat surat kuasa tersebut, seluruhnya ditulis dalam huruf besar.
Nomor yang dibuat langsung di bawah kata-kata Surat Kuasa.
-          Kelompok Isi
Pembukaan isi surat kuasa.
Isi surat kuasa memuat siapa pemberi kuasa dan penerima kuasa disertai identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat, tindakan yang harus dilaksanakan, pembatasan tindakan, dan syarat yang harus diminta.
-          Penutup
Terdiri atas :
Tanggal surat kuasa
Perkataan yang memberi kuasa
Nama jelas yang memberi kuasa
Perkataan yang diberi kuasa
Nama jelas yang diberi kuasa
d.      Pemberian Nomor
Cara pemberian nomor surat kuasa sama dengan petunjuk pelaksanaan, hanya kode JUKLAK diganti SK.
e.       Penandatanganan
Surat kuasa ditandatangani oleh yang memberi kuasa dan yang diberi kuasa, bila perlu dibubuhi materai.
Contoh surat kuasa : lihat lampiran 3.
            Surat Mandat (SM)
a.       Pengertian
Surat mandat adalah surat pernyataan kehendak ketua umum yang melimpahkan kepercayaan kepada anggota pengurus untuk :
Melaksanakan tugas selama ketua umum sebagai pemberi mandat tidak berada di tempat.
Surat mandat tidak berlaku lagi setelah tugas yang dipercayakan oleh pemberi mandat selesai dilaksanakan dan dilaporkan. Hal itu dicantumkan dalam surat mandat.
b.      Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Yang berwenang mengeluarakan surat mandat adalah Dewan Pengurus Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Bentuk surat mandat sama dengan surat kuasa.
Contoh surat mandat : lihat lampiran 4.
            Surat Tugas (ST)
a.       Pengertian
Surat tugas adalah surat yang memuat pernyataan kehendak ketua umum untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seseorang atau sekelompok anggota pengurus yang mempunyai akibat pertanggung jawaban administrasi.
Surat tugas berlaku sementara dan tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat didalamnya selesai dilaksanakan dan dilaporkan kepada pemberi tugas. Hal itu dicantumkan dalam surat tugas.
b.      Wewenang pembuatan dan Penandatanganan
Yang berwenang mengeluarkan dan menandatangani surat tugas adalah Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk Surat Tugas
-          Kelompok kepala  terdiri atas :
Kop surat Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) dengan lambang KARNAPAL.
Kata Surat Tugas seluruhnya dibuat dalam huruf  besar.
Nomor Surat Tugas langsung setelah kata-kata Surat Tugas
-          Kelompok isi memuat hal-hal yang dikehendaki, harus ditaati, diperhatikan, maupun tata cara yang berlaku :
Konsiderans memuat alasan dan tujuan dikeluarkannya surat tugas.
Dasar memuat ketentuan hal-hal yang dijadikan landasan dikeluarkannya Surat Tugas  tersebut, AD/ART, dan lain-lain.
Diktum dimulai dengan kata Menugaskan  yang ditulis ditengah, seluruhnya dalam huruf  besar, diikuti Kepada di tepi kiri serta personel yang mendapat tugas.
Di bawah Kepada dituliskan Untuk disertai tugas-tugas yang harus dilakanakan oleh personel penerima tugas.
-          Pemberian nomor, distribusi, dan tembusan.
Tata cara pemberian nomor pada dasarnya sama dengan tata cara yang digunakan untuk keputusan, kecuali singkatan KPTS diganti dengan ST.
Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas, dalam hal mendapat tugas adalah kelompok, maka yang disampaikan kepada anggota kelompok dapat berupa hasil penggandaannya.
Tembusan surat tugas dapat dibuat sesuai dengan keperluan.
Contoh surat tugas : lihat lampiran 5.
            Surat Keterangan (KTR)
a.       Pengertian
-          Surat keterangan adalah surat yang bersifat resmi yang menerangkan identitas seseorang dalam organisasi yang dapat dipergunakan untuk suatu kebutuhan tertentu.
-          Surat keterangan tidak berlaku lagi jika keperluan yang disebutkan dalam surat keterangan sudah dilaksanakan atau jika ada perubahan identitas yang diterangkan. Hal itu dicantumkan dalam surat keterangan.
b.      Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Yang berwenang membuat, mengeluarkan, dan menandatangani surat keterangan adalah Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) yang diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Terdiri atas :
-          Kelompok Kepala terdiri atas :
Kop surat Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) dengan lambang KARNAPAL.
Kata Surat Keterangan seluruhnya ditulis dalam huruf besar.
Nomor KTR langsung setelah kata-kata Surat Keterangan.
-          Kelompok Isi terdiri atas :
Pembukaan.
Isi keterangan memuat identitas yang memberi keterangan yaitu nama, jabatan, alamat, identitas yang diterangkan, serta menerangkan tentang sesuatu hal atau kepentingan tertentu.
-          Kelompok Penutup terdiri atas :
Tempat dikeluarkannya surat keterangan.
Tanggal dikeluarkannya surat keterangan.
Tajur tandatangan.
Contoh surat keterangan : lihat lampiran 6.
            Surat Penghargaan (HAR)
a.       Pengertian
Surat penghargaan adalah surat yang diberikan kepada seseorang, lembaga, atau organisasi antara lain :
-          Menghargai jasa atau darma baktinya yang telah disumbangkan kepada Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).
Misalnya seseorang yang memberikan prestasi kerja dengan tanggung jawab penuh.
-          Menjalin kerja sama dengan lembaga atau organisasi lain dengan baik.
b.      Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Yang berwenang mengeluarkan dan menandatangani surat penghargaan adalah Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) yang diketahui oleh Pembina.
c.       Bentuk
Bentuk surat penghargaan dapat berupa piagam atau bentuk lain.
d.      Pemberian Nomor
Cara pemberian nomor sama dengan pemberian nomor petunjuk pelaksanaan, hanya kode JUKLAK diganti HAR.

            Yang Bersifat Naskah
            Laporan
a.       Suatu tulisan organisasi yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau suatu kejadian secara kronologis.
b.      Merupakan suatu pertanggung jawaban tertulis dan sebagai hasil pengolahan atau penilaian tentang kejadian atau kegiatan yang berhubungan dengan fungsi dan tugas seksi, pengurus, atau panitia pengelola suatu kegiatan.
c.       Memberikan pemberitahuan secara tepat, sehingga dapat digunakan untuk menentukan kebijaksanaan serta perencanaan program kegiatan selanjutnya.
d.      Pembuatan
Setiap seksi, pengurus, panitia wajib membuat laporan sebagai pertanggung jawaban atas jabatan, baik tugas rutin, tugas khusus, maupun kegiatan lainnya yang berhubungan dengan tugas yang dipercayakan kepadanya, mengenai organisasi maupun kepanitiaan.
e.       Jenis laporan
Jenis laporan yang disampaikan kepada pengurus Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) setingkat lebih tinggi, disesuaikan dengan kegiatan yang dilaksanakan, misalnya laporan kegiatan Hari Ulang Tahun Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL), laporan kegiatan ekspedisi/pengembaraan, dan lain-lain.
f.       Cara menyusun laporan :
-          Susunan laporan :
Pendahuluan
Kegiatan yang dilaksanakan
Hambatan-hambatan
Kesimpulan
Usul atau saran
Penutup
-          Isi laporan :
Pendahuluan, berisi :
Uraian tentang landasan, maksud, dan tujuan membuat laporan.
Hal-hal yang ada kaitannya dengan perkembangan organisasi.
Hal-hal yang diangggap perlu.
Kegiatan yang dilaksanakan :
Laporan terinci dari sekretaris, bendahara, seksi-seksi, dan lain-lain yang mencakup kegiatan program kerja.
Hambatan-hambatan :
Faktor yang menghambat pelaksanaan kegiatan.
Hal-hal yang belum terselesaikan.
Kesimpulan :
Kesimpulan dari seluruh uraian laporan dan dibuat secara singkat dan jelas.
Usul dan saran :
Untuk perbaikan pada masa mendatang berdasarkan hambatan yang dialami.
Penutup :
Diakhiri dengan apresiasi dan harapan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan kegiatan yang akan datang.
Contoh laporan : lihat lampiran 7 dan 7a.
            Surat
a.       Pengertian
Surat adalah suatu alat penyampaian berita tertulis dari pihak pertama yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, dan lain-lain kepada pihak kedua.
b.      Bentuk Surat
Bentuk surat terdiri atas :
-          Kepala surat
Lambang organisasi
Nama dan alamat organisasi.
Nama organisasi pada surat seluruhnya ditulis dengan huruf besar.
-          Nomor surat
Nomor surat dimulai dari 1 Januari s/d 31 Desember tahun berjalan.
Singkatan unsur kepengurusan.
Angka bulan ditulis dengan Romawi.
Angka tahun ditulis lengkap.
Tempat, tanggal, bulan, dan tahun.
Lampiran :
Lampiran dimaksudkan untuk menunjukkan jumlah dan macam lampiran surat.
Penulisan jumlah lampiran tidak boleh dengan angka dan huruf, kecuali yang menyangkut keuangan.
Contoh salah :
Lampiran : 2 (dua) berkas
Contoh benar :
Lampiran : dua berkas ; 25 buku
Perihal :
Memuat inti hal mengapa surat tersebut ditulis.
Contoh :
Perihal : Undangan
Alamat yang dituju :
Menulis alamat yang jelas dapat mempermudah petugas untuk menyampaikan kepada alamat yang dituju.
Jika alamat yang dituju jumlahnya banyak sehingga apabila dituliskan secara lengkap akan mempengaruhi bentuk surat, maka alamat tersebut dapat ditulis sebagai berikut :
Yth.
(Nama dan alamat terlampir)
Selanjutnya daftar alamat yang dituju dilampirkan pada surat tersebut.
Contoh : lihat lampiran 8.
-          Isi surat
Pendahuluan
Uraian maksud
Ditulis secara terang, jelas, singkat, padat, teliti, dan rapih pengetikannya.
Penutup
Jabatan pengurus
Tanda tangan
Pada prinsipnya hanya ketua umum dan sekretaris yang berhak menandatangani surat keluar yang diketahui oleh Pembina.
Dalam hal ketua umum berhalangan dan surat-surat tersebut perlu diselesaikan dengan segera, penandatanganan surat dapat diatur sebagai berkut :
Yang bersifat prinsip ditandatangani ketua umum, sedangkan yang bersifat rutin dapat di tandatangani oleh Sekretaris Dewan Pengurus yang diberi mandat atas nama Ketua Umum Dewan Pengurus.
Surat yang tidak ditandatangani ketua umum tembusannya harus disampaikan kepada Ketua Umum Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) sebagai laporan.
Nama jelas penanda tangan
Cap organisasi :
Cap organisasi dibubuhkan pada ruang antara jabatan dan nama penandatangan, menutupi sebagian tanda tangan.
Tembusan, bilamana perlu.
Tembusan surat ditulis pada bagian bawah sebelah kiri.
Apabila tembusan surat lebih dari satu, maka penulisannya berurutan sesuai dengan jenjang jabatan.
c.       Sampul Surat
-          Ukuran sampul surat disesuaikan dengan keperluan.
-          Penggunaan sampul surat yang berklasifikasi khusus menggunakan sampul rangkap satu. Klasifikasi isi surat yang dimaksud ditulis pada sampul surat tersebut.
-          Pada sampul surat harus dicantumkan :
Lambang.
Nama organisasi dan alamat organisasi.
Nomor surat.
Alamat yang dituju.
Cap organisasi.
Contoh surat                : lihat lampiran 9
Contoh sampul surat    : lihat lampiran 10
            Nota (NT)
a.       Pengertian
Nota adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, atau pesan kepada pihak kedua dalam satu lingkungan terbatas, yaitu intern Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) yang diketahui oleh Pembina.
b.      Tata Cara
-          Nota mempergunakan nomor dari sekretaris.
-          Nota dapat dipakai antar anggota seksi tanpa menggunakan nomor.
-          Pemberian nomor
Nota disingkat NT dan kode singkatan unsur organisasi.
Nomor urut.
Angka bulan dengan angka Romawi.
Angka tahun, ditulis lengkap.
Contoh : NT DPK/010/VII/2009
c.       Bentuk
-          Kelompok kepala :
Nama dan alamat organisasi.
Kata Nota yang secara simetris ditulis di tengah, seluruhnya dalam huruf besar sedangkan nomor nota dibuat setelah kata-kata NOTA.
-          Kelompok isi.
Terdiri atas kalimat-kalimat pembukaan, isi nota dan kalimat-kalimat penutup.
-          Kelompok penutup.
Terdiri atas tempat tanggal pembuatan nota, tajur tanda tangan, serta tembusan.
Contoh Nota : lihat lampiran 11.
            Surat Edaran (E)
a.       Pengertian
Surat edaran adalah suatu pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada lebih dari satu orang anggota pengurus yang berkepentingan.
b.      Bentuk
-          Kelompok kepala
Nama dan alamat organisasi.
Tulisan Surat Edaran di bawah gambar lambang. Seluruhnya ditulis dalam huruf besar serta E dibawahnya.
Kata tentang ditulis dibawah surat edaran seluruhnya ditulis dalam huruf kecil.
Rumusan materi sebagai kepala surat edaran yang secara sistematis ditulis dibawah tentang seluruhnya dalam huruf besar.
-          Kelompok isi terdiri atas konsiderans dan diktum.
-          Kelompok penutup, terdiri atas tempat dan tanggal dikeluarkannya edaran, jabatan penanda tangan, tanda tangan, nama jelas penanda tangan dan cap organisasi.
-          Alamat yang dituju.
c.       Pemberian Nomor
Cara pemberian nomor surat edaran sama dengan surat keputusan.
-          Kode surat edaran disingkat E diikuti nomor urut.
-          Kode bulan dengan angka Romawi.
-          Angka tahun ditulis lengkap.
Contoh :
Surat edaran yang dikeluarkan oleh Dewan Pengurus Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) : E.09/DPK/XI/2009.
Contoh surat edaran : lihat lampiran 12.
            Pengumuman (PENG)
a.       Pengertian
Pengumuman adalah suatu pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada anggota atau umum.
b.      Bentuk
-          Kelompok kepala
Nama dan alamat organisasi.
Kata Pengumuman secara simetris ditulis di tengah. Seluruhnya dalam huruf besar. Nomor pengumuman dibuat di bawah kata-kata Pengumuman.
Kata tentang ditulis di bawah pengumuman. Semuanya ditulis dalam huruf besar.
Rumusan materi sebagai judul, pengumuman secara simetris ditulis dibawah tentang. Seluruhnya ditulis dalam huruf besar.
-          Kelompok isi terdiri atas pendahuluan, isi surat, dan penutup.
-          Kelompok penutup terdiri atas tempat dan tanggal dikeluarkannya pengumuman, jabatan penanda tangan, tanda tangan, dan nama jelas penanda tangan.
c.       Pemberian Nomor
Cara pemberian nomor pengumuman sama dengan keputusan, hanya singkatan KEP diganti dengan PENG.
Contoh pengumuman : lihat lampiran 13.
            Buku Harian
a.       Pengertian
Buku harian dipakai untuk mencatat secara singkat, pendek, berkesinambungan, resmi, dan kronologis segala kejadian yang dipandang perlu dalam hubungan pelaksanaan tugas organisasi.
b.      Pelaksanaan
-          Pengurus membuat buku harian yang teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL) menurut keperluan.
-          Yang mengisi buku harian adalah anggota pengurus yang sedang bertugas. Segala kejadian hari ini dicatat, umpamanya menerima tamu, berapa surat masuk, surat keluar, dan bagaimana menyelesaikannya.
Contoh buku harian : lihat lampiran 14.
            Surat Pengantar (SP)
Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu yang dikirim.
            Surat Undangan
Undangan dapat dibagi dalam dua bentuk, yaitu :
a.       Undangan berupa surat, pemberian nomor sesuai dengan nomor surat keluar.
b.      Undangan yang ditujukan khusus intern pengurus atau lingkungan kepengurusan yang lebih rendah.
Contoh surat undangan : lihat lampiran 15 dan 15a.

            Yang Bersifat Khusus
            Bahan Rapat, Laporan, Risalah Rapat
a.       Bahan Rapat
-          Bahan rapat pengurus inti.
Sebelum dilangsungkan rapat pengurus inti, sekretaris, bendahara, dan Ketua Seksi, berkewajiban menyiapkan bahan mengenai persoalan masing-masing yang akan dibahas dalam rapat pengurus inti. Sistematika dan pembagian kolom yang digunakan adalah sebagai berikut :
Nomor
Bidang
Permasalahan
Keterangan yang berisikan uraian, pertimbangan, dan saran yang diusulkan.
Keputusan, untuk menulis keputusan yang diambil dalam rapat tersebut.
b.      Bahan Rapat Pengurus Lengkap
-          Pada rapat pengurus lengkap disampaikan :
Laporan kegiatan sekretaris, bendahara, dan seksi.
Permasalahan penting yang belum diselesaikan dalam rapat inti.
Permasalahan yang belum terselesaikan.
-          Sistmatika dan pembagian kolom yang dipergunakan adalah sebagai berikut  :
Nomor
Bidang
Permasalahan
Keterangan
Contoh : lihat lampiran 16.
c.       Penyusunan Risalah Rapat Pengurus Inti atau pengurus Lengkap
-          Setelah rapat pengurus inti atau pengurus lengkap dilangsungkan, sekretaris berkewajiban menyusun risalah rapat bersangkutan.
-          Sistematika dan pembagian kolom yang dipergunakan adalah sebagai berikut :
Nomor
Seksi
Permasalahan
Keterangan pertimbangan yang diajukan
Keputusan yang ditetapkan dalam rapat bersangkutan
-          Pada bagian atas kiri dicantumkan :
Pimpinan rapat
Jumlah yang hadir
waktu
-          Pada bagian bawah dicantumkan :
Tanggal pengesahan dengan tanda tangan ketua umum,  dan sekretaris pada hari disahkannya oleh rapat.
Contoh : lihat lampiran 17.

4.      PERUBAHAN, RALAT, PENCABUTAN, DAN PEMBATALAN
            Perubahan
Perubahan adalah mengubah sebagian isi tulisan organisasi. Bukan mengubah karena salah ketik.
            Ralat
Ralat adalah membetulkan kekeliruan kecil dalam satu tulisan organisasi, misalnya salah ketik, salah pemberian nomor, dsb.
            Pencabutan
Pencabutan adalah pernyataan tidak berlakunya lagi suatu tulisan organisasi terhitung mulai tanggal yang dicantumkan dalam pencabutan.
            Pembatalan
Pembatalan adalah suatu pernyataan bahwa suatu tulisan organisasi yang dikeluarkan dinyatakan tidak berlaku lagi.
            Cara Mengubah, Mencabut, dan Membatalkan Tulisan Organisasi
            Terhadap tulisan yang bersifat mengatur : diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan tulisan organisasi yang sama.
            Terhadap tulisan yang bersifat naskah/surat, diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan surat biasa.

5.      TATA PERSURATAN DALAM KEPANITIAAN
            Pengertian
            Kepanitian adalah tata kerja untuk melaksanakan serangkaian kegiatan sebagaimana ditugaskan dalam surat keputusan, misalnya KPTS Kepanitiaan HUT Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).
            Kepanitiaan berakhir setelah seluruh kegiatan yang ditugaskan diselesaikan dan disusun dalam laporan khusus kepada pemberi tugas.
            Dalam melaksanakan tugas, panitia menyelenggarakan surat-menyurat dalam lingkungan kepengurusan yang terkait dengan tata cara sesuai dengan ketentuan surat-menyurat.
            Surat-surat keluar yang ditujukan kepada instansi di luar organisasi tetap ditandatangani oleh ketua umum yang diketahui oleh Pembina.

            Wewenang Pembuatan dan Penanda tanganan
Yang berwenang membuat dan menandatangani surat intern kepanitiaan adalah ketua panitia atas nama ketua umum yang diketahui oleh Pembina.
            Bentuk Surat
Bentuk surat terdiri atas :
            Kepala Surat
a.       Lambang, nama, dan alamat.
b.      Kepanitian.
c.       Nama tempat, tanggal, bulan, tahun.
d.      Alamat yang dituju.
e.       Nomor surat.
Cara pemberian nomor :
-          Nomor urut surat yang diperoleh dari sekretariat
-          Singkatan kode kepanitiaan
-          Tahun peringatan dengan angka Romawi
-          Angka bulan dengan angka Romawi
-          Angka tahun lengkap
f.       Lampiran
Contoh : NOMOR : 016/PAN PDK’09/DPK./VII/2009
            Isi Surat
a.       Pendahuluan
b.      Uraian maksud
c.       Penutup
            Penutup Surat
a.       Atas nama (a.n.) ketua umum
b.      Jabatan dalam kepanitiaan
c.       Tanda tangan
d.      Nama jelas penanda tangan
e.       Cap
f.       Tembusan
            Undangan
Undangan panitia dibuat sesuai dengan ketentuan tentang surat undangan dengan penambahan kode kepanitiaan pada pemberian nomor undangan.


Contoh : lihat lampiran 18 dan 18a.

BAB IV
Share this article :

2 komentar:

  1. ok gan mau numpang lewat mau promosi'in sepatu brended dengan harga grosir

    BalasHapus

Followers


Followers Blog

List Blog

Visitors

Site Info

Ping your blog, website, or RSS feed for Free My Ping in TotalPing.com DMCA.com W3 Directory - the World Wide Web Directory Search Engine

Histats

Info CPNS 2014

 
█║▌│█│║▌║││█║▌│║▌║█║║▌
Flash-Share™ 2014 | SomeRight Reserved Copyright © 2014. Flash-Share™ - All Rights Reserved
Template Modified by Riefz | Flash-Share™