BAB II
TATA PERSURATAN ORGANISASI

1.      UMUM
            Pengertian
Tata persuratan organisasi adalah kegiatan pengendalian arus berita yang timbul dari adanya pencatatan, pelaporan, perencanaan, penyusunan program, dan keputusan.
Dengan adanya pengendalian ini, maka akan tercapai sasaran yaitu :
a.       Terhadap berita masuk : agar selekas mungkin dapat diambil suatu keputusan yang bijaksana dan tepat.
b.      Terhadap berita keluar : selain pembuatannya memenuhi ketentuan, juga agar berita sampai kepada tujuan dalam waktu yang tepat dan cepat.
            Tujuan
Tujuan umum tata persuratan organisasi adalah agar tindakan yang dikehendaki tercapai dengan tepat dan cepat. Tujuan khusus tata persuratan organisasi adalah :
a.       Memberitahukan
b.      Menyatakan kehendak
c.       Menyampaikan ketentuan-ketentuan
d.      Meyakinkan seseorang dengan alasan yang benar
            Persyaratan surat
Syarat umum :
Mengikuti segala peraturan dan kebiasaan yang berlaku dalam kaidah bahasa yang digunakan.
Syarat khusus :
a.       Sederhana, jelas, tegas, dan teliti dalam penyusunan kalimat.
b.      Langsung mengenai pokok persoalan.
c.       Dapat meyakinkan seseorang (komunikatif).
d.      Harus berdasarkan kenyataan.
            Bentuk
Sesuai dengan tujuan khusus, dalam tata persuratan organisasi perlu diadakan persamaan bentuk dan penyeragaman.
Selain dari maksud dan kepada siapa surat itu ditujukan, sifat-sifat khusus surat-surat organisasi harus ditonjolkan.
            Penggunaan bahasa
Semua tulisan organisasi hendaknya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Dapat mengutarakan sesuatu secara singkat, padat, dan jelas.
2.      KLASIFIKASI DAN DERAJAT
            Klasifikasi
            Pengertian
a.       Yang dimaksud dengan klasifikasi dalam tata persuratan organisasi adalah tingkat keamanan isi berita.
b.      Mengenai penentuan surat, naskah, dan dokumen yang digolongkan dalam suatu tingkat klasifikasi, berlaku ketentuan yang ada dalam lingkungan Karya Nasional Pecinta Alam (KARNAPAL).
c.       Klasifikasi ditentukan oleh yang berhak menandatangani surat atau dokumen.
            Tingkat klasifikasi
a.       Khusus (K)
Semua keterangan dan dokumen yang digolongkan kedalam khusus adalah keterangan dan dokumen yang kalau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan dan wibawa organisasi, atau keterangan dokumen yang memerlukan perlindungan guna kepentingan organisasi.
b.      Biasa (B)
Semua keterangan dan dokumen yang tidak tergolong dalam klasifikasi yang dimaksud dalam butir a diatas dimasukkan ke dalam klasifikasi biasa.
            Derajat
            Pengertian
Yang dimaksud dengan derajat dalam surat menyurat organisasi adalah tingkat kecepatan penyelesaian dan penyampaian suatu surat.
Tingkat derajat ditentukan oleh yang berhak menandatangani surat dan bisa juga ditentukan, ditetapkan oleh sekretaris.
Penyelesaian suatu atau berita disesuaikan dengan derajat yang telah ditentukan.
            Tingkat derajat
Derajat berita terdiri atas tiga tingkatan :
a.       Kilat      :   mengandung arti bahwa harus dikirim dan harus disampaikan dalam seketika kepada yang bersangkutan, dan bahwa berita harus ditanggapi dalam seketika pula.
b.      Segera    :   mengandung arti bahwa berita harus disampaikan selambat-lambatnya dalam waktu 24 jam kepada yang bersangkutan.
c.       Biasa      :   mengandung arti bahwa berita akan disampaikan kepada yang bersangkutan menurut urutan diterimanya pada bagian ekspedisi.
3.      SURAT MASUK
            Pengertian
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah semua jenis tulisan organisasi atau berita tertulis yang diterima dari pihak lain.
            Penerimaan
-          Penerimaan surat masuk dipusatkan di sekretariat.
-          Penyaringan surat masuk dilakukan berdasarkan klasifikasi.
-          Yang bersifat khusus dalam keadaan tertutup dicatat dalam buku Agenda Khusus. Nomor agenda dibubuhkan pada sampul surat dan langsung disampaikan kepada Ketua Umum dan diketahui oleh Pembina.
-          Yang bersifat pribadi, dalam keadaan tertutup oleh sekretaris disampaikan kepada anggota pengurus yang bersangkutan.
-          Yang bersifat biasa segera dibuka sampulnya, dicatat dalam buku Agenda Umum, kemudian disampaikan kepada Ketua Umum dan diketahui oleh Pembina.
            Pendistribusian
-          Setelah ketua umum mengetahui, surat segera dikembalikan ke sekretaris.
-          Penyampaian surat-surat oleh sekretaris kepada seksi dilakukan dengan buku ekspedisi.
-          Surat-surat, setelah diselesaikan permasalahannya oleh seksi, segera dikembalikan kepada sekretariat untuk diproses.
            Penyimpanan
Surat-surat yang sudah selesai diproses perlu disimpan. Penyimpanan surat-surat masuk dilaksanakan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam pedoman kearsipan.

4.      SURAT KELUAR
            Pengertian
Yang dimaksud dengan surat keluar adalah semua naskah tulisan organisasi yang dikirimkan kepada pihak lain.
            Pengurusan :
            Konsep :
a.       Konsep surat disiapkan oleh sekretaris atau ketua umum.
b.      Setiap konsep yang akan diajukan kepada pembina wajib disalurkan melalui sekretaris dan ketua umum untuk diteliti isi, redaksi, penggunaan tata bahasa, dan penggunaan bentuknya.
c.       Bila ada hal-hal yang kurang jelas, sekretaris wajib mengadakan konsultasi dengan pembuat konsep untuk mendapatkan pembetulan sebagaimana mestinya.
d.      Konsep dibuat atas dasar petunjuk pembina sebagai reaksi atas aksi atau konsep baru.
e.       Konsep yang sudah mendapat persetujuan pembina dan ketua umum selanjutnya diselesaikan oleh sekretaris.
            Penandatanganan, pencatatan, pendistribusian, dan penyimpanan :
a.       Penandatanganan
Pada hakekatnya penandatanganan surat keluar dilakukan oleh ketua umum atau pengurus yang diberi wewenang sesuai dengan ketentuan, dengan ditanda tangani sekretaris di samping kiri tulisan Ketua Umum dan diketahui oleh Pembina. Jika berhubungan dengan lingkungan luar dari SMK KARYA NASIONAL maka perlu diketahui pula oleh pihak sekolah.
b.      Pencatatan
Semua surat keluar yang sudah ditanda tangani dibubuhi cap organisasi, kemudian dilakukan pencatatan sesuai dengan sifat surat, masing-masing dalam :
-          Buku Agenda Umum : untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi biasa.
-          Buku Agenda Khusus : untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasifikasi khusus.
c.       Pendistribusian
Pengiriman surat-surat keluar sebagai berikut :
-          Surat keluar yang sudah dicatat dimasukkan ke dalam amplop. Bisa juga hanya dengan dilipat saja jika berklasifkasi biasa.
-          Pada sampul surat yang berklasifikasi khusus di samping tulisan tersebut di atas dibubuhi cap klasifikasi surat tersebut. Surat ditutup rapat, kemudian dimasukkan ke dalam sampul.
-          Semua surat keluar yang sudah lengkap dikirim, dicatat dalam buku ekspedisi.
d.      Penyimpanan
Semua arsip (pertinggal) surat keluar harus disimpan dengan baik dan rapi, dimasukkan ke dalam berkas yang sudah ditentukan menurut ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam Pedoman Pengurusan Arsip.



5.      PERANGKAT ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
            Surat Masuk dan Surat Keluar
            Untuk surat masuk :
a.       Buku agenda yang bersifat khusus dan biasa.
b.      Buku ekspedisi, untuk intern pengurus.
            Untuk surat keluar :
a.       Buku agenda, yang bersifat khusus dan biasa.
b.      Buku ekspedisi.
            Buku Agenda Surat Masuk.
            Buku agenda surat masuk sekurang-kurangnya harus memuat catatan-catatan mengenai :
Tanggal
Nomor agenda
Nomor dan alamat surat masuk
Lampiran
Alamat pengirim
Keterangan
Contoh buku Agenda Surat Masuk : lihat lampiran 19.
            Apabila catatan-catatan tersebut di atas dianggap kurang, maka dapat ditambah sesuai keperluan.
            Buku Agenda Surat Keluar
Buku Agenda Surat Keluar memuat catatan sebagai berikut :
Tanggal
Nomor
Lampiran
Alamat kepada
Perihal
Keterangan
Contoh buku Agenda Surat Keluar : lihat lampiran 20.
            Buku Ekspedisi
a.       Pada Buku Ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim.
b.      Pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus dilakukan dengan teliti dan terus menerus.

Contoh Buku Ekspedisi : lihat lampiran 21.

 BAB III